Digitaler Workflow: Die Tagesordnung einer Konferenz für handschriftliche Notizen auf dem Tablet vorbereiten

Wenn es um Dokumente in E-Mail-Anhängen geht, bin ein großer Fan von PDF-Dokumenten, weil diese auf jeder Plattform so aussehen, wie sich der Ersteller das gedacht hat. Dennoch bin ich manchmal gar nicht so unglücklich, wenn die Datei auch noch in einem editierbaren Format beigefügt ist.

In Wirklichkeit ist es meist umgekehrt: Ich bekomme nur das editierbare Dokument in einem meist proprietären .doc- oder .docx-Format und kein PDF, aber das ist hier gerade nicht Thema. 😉

Um papierfrei bzw. papierarm arbeiten zu können, habe ich begonnen, Tagesordnungen für z. B. Konferenzen, die mir per E-Mail zugestellt werden, nicht mehr auszudrucken. Wenn ich schon froh bin, dass solche Tagesordnungen nicht mehr in großen Papierstapeln herumgereicht werden, warum soll ich sie dann ausdrucken?

Am liebsten will ich aber nicht nur die Tagesordnung digital verfügbar haben, sondern mir deren Hilfe auch das Erstellen von Notizen komfortabel gestalten. Wenn ich kein Protokoll führen muss, dann tippe ich nämlich lieber gleich mit, mache ich mir aber nun mal gerne handschriftliche Notizen. Dann muss ich aber immer wieder scrollen, um zu sehen, wie der nächste TOP heißt, schreibe mir den nochmals auf – und dabei geht es einfacher.

Ein Praxisbeispiel:

Die Bilder und die Anleitung sind für LibreOffice auf dem Mac, später kommen dann noch Tablet-Apps dazu. Der hier dargestellte Arbeitsablauf (Workflow) ist aber im Grundprinzip mit jedem anderen Textverarbeitungsprogramm auf jeder Plattform ähnlich umzusetzen.1  Und was hier jetzt aufgrund der Darstellung in Text und Bild aufwendig wirkt: Es ist ein Arbeitsablauf (Workflow), der ca. 1 Minute in Anspruch nimmt.

Ich bekomme eine Tagesordnung zu einer Konferenz digital als bearbeitbares Dokument (txt, rtf, doc, docx, odf oder odt, pages etc.) zugestellt. So öffne ich das Dokument und in der Regel stehen die TOP dicht untereinander in einer nummerierten Aufzählung oder zumindest mit jeweils eine Zeilenschaltung zwischen den einzelnen TOPs.

TOP_Papierfrei

Ich markiere zunächst den ganzen Bereich der Tagesordnungspunkte.

TOP_Papierfrei2

Anschließend wähle ich aus dem Menü „Format“ den Punkt „Absatz“ aus.

TOP_Papierfrei3

 

In dem dann erscheinenden Einstellfeld kann ich angeben, wie groß der Abstand jeweils nach einem Absatz sein soll. Da jede Zeilenschaltung als Absatz gesehen wird, schaffe ich mir so also Abstand zwischen den Tagesordnungspunkten, sodass ich diese gedruckt als Überschriften habe und dann anschließend die hier gerade erzeugten Leerräume für handschriftliche Notizen nutzen kann. Dazu gleich mehr, hier jetzt zunächst die Bilder zu den Einstellungen. Ich stelle den Abstand von 0,35 cm nach jedem Absatz auf 10 cm, was für die wichtigsten Notizen für mich, der ich ja kein Protokoll führe, großzügig bemessen ist, aber da kann ja jeder selbst einen Wert einstellen, der als angenehm empfunden wird.

Wichtig ist in LibreOffice noch, dass man das Kästchen vor „Keine Abstände zwischen Absätzen der selben Vorlage“ (Ich habe das jetzt mal mit Rechtschreibfehler übernommen, damit man es auch ja findet 😉 ) nicht markiert hat. In der Standardeinstellung ist das Kästchen markiert. Mit einem Klick ist das aber geändert.

 

TOP-Papierfrei4aTOP-Papierfrei4b

Nach diesem Schritt, ist das Dokument länger, je nach Zahl der TOP geht es über mehrere Seiten, aber da ich ja papierfrei arbeite, macht das nichts. Ich habe die Ansicht einmal so verkleinert, dass man nun das ganze Musterdokument einmal in Gänze sieht.

TOP_Papierfrei5Diese Datei exportiere ich nun als PDF (Menü –> Datei –> Exportieren als PDF) und übertrage das Dokument auf das Tablet, in meinem Fall ein iPad: Man kann das PDF als E-Mail an sich selbst schicken oder es auch über einen Clouddienst (der nicht in den USA beheimatet ist) wie z. B. OwnCloud (wenn man über eigenen Serverplatz verfügt) auf dem Tablet verfügbar machen.

Der weitere Arbeitsablauf ist im Prinzip identisch mit dem hier beschrieben, egal, ob man das Dokument per E-Mail oder über Cloud bekommt. Die nächsten beiden Bilder zeigen den Vorgang in OwnCloud auf dem iPad. Hier habe ich zunächst das Dokument vorliegen, kann es aber nur lesen.

TOP-Papierfrei6

 

Als nächstes will ich das Dokument in der App öffnen, in der ich dann während der Konferenz meine Notizen handschriftlich hinzufüge. Dazu gehe ich auf den Pfeil oben rechts, klicke den an und dann auf die App, in der ich das Dokument öffnen will. Ich nutze für solche Zwecke wie übrigens für viele handschriftliche Notizen die App GoodNotes. So dann also auch hier:TOP_Papierfrei7GoodNotes erlaubt über seine Handballenerkennung Notizen direkt wie auf Papier Bildschirm zu erstellen, ich kann aber auch, das ist im nächsten und letzten Bild ganz unten zu sehen, einen Zoom einschalten und schreibe dann innerhalb dieses dann aufspringenden Textfeldes.

Der Vorteil einer Handschriftenapp für Notizen z. B. bei einer Konferenz liegt darin, dass ich sehr flexibel in der Art der Notizen bin, eben so, wie man es von Papier her kennt und es in solchen Zusammenhängen vielleicht auch haben will. – Ich kann, wie im Bild unter 1 einfach schnell was notieren oder auch, wie unter 2 eine kleine Mindmap erstellen, was vor allem deshalb problemlos geht, weil ich in der App noch einmal mit zwei Fingern das Dokument vergrößern kann, sodass ich z. B. auch sehr klein bzw. platzsparend schreiben kann.

TOP-Papierfrei8

Anschließend übertrage ich das Dokument in mein Archiv, wo es für mich auffindbar bleibt. Beim Export ist es bei GoodNotes wichtig, dass man sagt, der Hintergrund solle mit übernommen werden.

In der Konferenz habe ich das iPad flach vor mir auf dem Tisch liegen, wie einen College-Block oder einfache Notizzettel. Zum Schreiben nutze ich einen kapazitiven Stift, wobei es relativ egal ist, welchen aus dem mittlerweile größer gewordenem Angebot man einsetzt.

Die Struktur der Konferenz ist mir dann immer vor Augen, ich schreibe in aller Ruhe mit und wenn ich auch meine Handschrift nicht durchsuchen kann (nein, für solche Dokumente bitte nie Evernote verwenden, so komfortabel deren Handschriftenerkennung auch erscheinen mag), so habe ich die Überschriften im PDF dennoch indizierbar und somit auch in der Suchfunktion des Rechners auffindbar. Dass wir mal über aaaa gesprochen haben, weiß ich ja, kann also die Suchfunktion des Rechners dann durchaus nutzen und habe so durch die Umgestaltung der ursprünglich mit der Einladung eingegangenen Tagesordnung eine gute Möglichkeit, ohne Papier und dennoch im Zweifelsfall leicht wieder auffindbar Notizen anzufertigen.

Die einzige Voraussetzung für diesen Arbeitsablauf: Man muss daran arbeiten, Einladungen mit Tagesordnungen wirklich digital (und idealerweise als editierbares und als PDF-Dokument) zu bekommen. Aber es sollte nicht so schwer sein, in diese Richtung zu überzeugen, denn immerhin werden die Arbeitszeit am Kopierer und die Kopierkosten durch dieses Vorgehen reduziert.

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