Apps für Lehrer: Omnifocus (ToDo, Things)

Inhalt:
1. Das Problem: Nichts vergessen und doch einen freien Kopf behalten
2. Die technische Umsetzung – iCal, Omnifocus (und warum nicht Apigios „ToDo“ oder „Things“)
3. Ein Beispiel der praktischen Anwendung – Unterrichtsplanung

Das Problem: Nichts vergessen und doch einen freien Kopf behalten

Unterricht, Verwaltung, in den eigenen Fächern auf dem Laufenden bleiben und dann auch noch all diese, sich aus „kleinen Anfragen“ in den Klassenzimmern, den Schulfluren und im Lehrerzimmer ergebenden Arbeiten: Die Zahl der Aufgaben, die ein Lehrer im Laufe eines Tages, einer Woche, eines Schul-(Halb)-Jahres erledigen muss, ist umfangreich.

Das Problem dabei sind in der Regel weder die Aufgaben noch die Masse der Aufgaben, sondern die Frage, wie diese Aufgaben so angegangen werden, dass sie 1. nicht vergessen werden und 2. effektiv erledigt werden können. Wie kann ich mit den Aufgaben umgehen, ohne dass sie belastend werden, weil ich ständig an sie denke, um sie nicht zu vergessen, oder weil ich ständig im Hintergrund überlege, ob ich vielleicht doch etwas vergessen haben könnte…

Methoden, um diese Herausforderung zu bewältigen, gibt es wohl unterschiedliche. Da mir David Allens „Getting Things Done“ (GTD) seit meiner ersten Beschäftigung mit ihr intuitiv sehr sympathisch war, mir den Eindruck vermittelte, meinem Arbeitsstil angemessen zu sein, kann ich hier keine anderen Methoden vorstellen. Ich stelle nicht einmal GTD als solches vor, sondern die technische Umsetzung mittels digitaler Hilfsmittel, die sich bei mir durchgesetzt hat. Es gibt andere Lösungen, als die hier vorgestellten, über deren Darstellung, als Ergänzung zu diesem Beitrag, in der Kommentarspalte ich mich sehr freuen würde.

Die erste Entscheidung, die zu treffen ist, will man effektiv, entspannt und zuverlässige Berge von Aufgaben bearbeiten, ist die Frage, ob man sich analoger oder digitaler Hilfsmittel bedienen will. GTD kann auf beiden Wegen genutzt werden und zum Teil ist das einfach eine Frage der Vorlieben bzw. des eigenen Arbeitsstils.

Hier fiel meine Entscheidung eindeutig auf die digitale Umsetzung meiner Arbeitsstrategien. Der Grund dafür ist, dass mich ein digitales Gerät an Aufgaben aktiv erinnern kann, während ich bei analogen Lösungen aktiv nach den Aufgaben suchen muss, die als nächste Schritte auf dem Programm stehen. Voraussetzung, dass die digital automatisierte Benachrichtigung funktioniert, ist die Pflege der Einträge, was aber wiederum so einfach sein muss, dass aus dem Sammeln zu erledigender Aufgaben nicht wieder selbst ToDo-Listen werden. 😉

Gelingt dieses einfache Einpflegen von Einzelaufgaben und den Arbeitsschritten bei Projekten, so ist das erste Problem erledigt: Wenn ich eine Aufgabe bekomme oder sich ein Projekt ergibt, in dem ich mich engagiere, kann ich dennoch den Kopf frei behalten, weil ich diese umgehend in mein Aufgaben- und Projektverwaltungssystem einspeise und somit sicherstelle, dass ich sie nicht vergesse, dass ich rechtzeitig an die Aufgaben erinnert werde, die ja nicht immer sofort getan werden müssen oder getan werden können. Anders ausgedrückt: Weil ich sicher gestellt habe, dass ich die Aufgaben nicht vergessen werde, kann ich sie direkt nach ihrem Eingang bei mir vergessen und z. B. nach einer Pause mit freiem Kopf und auf das JETZT Anstehende konzentriert in den Unterricht gehen, aus dem sich vielleicht wieder neue Aufgaben ergeben, die ich dann aber schon nicht mehr mit in die nächste Pause oder gar in die nächste Unterrichtsstunde mitnehme, weil sie sofort „gesichert“ werden.

Die technische Umsetzung – iCal, Omnifocus (und warum nicht Apigios „ToDo“ oder „Things“)

Zwei Programme brauche ich, um die GTD-Methode für mich umzusetzen: Einen Terminkalender und eine Aufgabenveraltung.

Beim Terminkalender bin ich nicht sonderlich wählerisch. Ich nutze das auf jedem Mac vorhandene Programm „iCal“. Termine zu verwalten ist keine sonderlich große Herausforderung, sodass der eigentliche Grund für die Nutzung des Programms mit einer Funktion begründet ist, die auch bei der Wahl meines Aufgaben-Management-Programms sehr wichtig war, nämlich der einfachen Synchronisation mit iPhone und iPad.1 Zudem arbeitet iCal problemlos mit meinem E-Mail-Programm zusammen, sodass ich bislang keine Notwendigkeit sah, mir in dieser Richtung Gedanken über alternative Programme zu machen. Aber dass das Bedürfnis nach anderen Programmen an dieser Stelle nicht aufkommt, sagt auch schon etwas über meine Zufriedenheit mit der genutzten Applikation, denn bei der Frage nach einem Programm für die Aufgabenverwaltung hatte ich mit solchen Gedanken durchaus zu tun.

Wie also geht das mit der Verwaltung und effektiven Erledigung von Aufgaben. Besser: Womit läuft es für mich am besten?

Angefangen habe ich mit der digitalen Implementierung von ToDo-Listen vor ca. zweieinhalb Jahren, wobei ich mich zunächst für ToDo von Apigio entschied. Die Synchronisation lief da so, dass Aufgaben mit der nicht sonderlich effektiven Aufgabenverwaltung in iCal synchronisiert wurden, wobei ich die Kritierien der Synchronisation nie so richtig verstanden habe, weil die Liste in iCal eigentlich nie so aussah, wie ich mir das angesichts der Darstellung in ToDo vorgestellt habe. Aber es hat funktioniert. Ich konnte Aufgaben verwalten und mich an sie erinnern lassen.

Mit zunehmender Vertrautheit mit GTD als Methode wuchsen dann allerdings nicht nur meine Ansprüche an eine angemessene Unterstützung meiner Arbeit durch diese Methode. Die Konsequenz, mit der ich GTD einzusetzen versuchte, führte zu immer umfangreicheren Aufgaben-Notizen (und damit Gedächtnisentlastungen), die mit den Möglichkeiten von ToDo für mich nicht mehr komfortabel zu bewältigen waren, trat hier doch das Phänomen auf, dass die Erstellung und Verwaltung von Aufgaben selbst zu einer viel zu arbeitsintensiven Aufgabe wurde.

Also machte ich mich auf die Suche, welche App für mich passen kann. Ich wollte die Möglichkeit haben, dass eine zuverlässige Synchronisation möglich ist, die auf die Nutzung externer Dienste (der Cloud) verzichtet. ToDo bietet eine Synchronisierung über diese Cloud an, aber ich vertraue meine ToDos nicht einem externen Anbieter an. Also schied ToDo nicht nur aufgrund meines Empfindens aus der engeren Wahl, dass die App meinen Anforderungen nicht mehr entsprach, sondern auch aufgrund der Tatsache, dass ich sehr zurückhaltend bin, wenn es um Nutzung externer Dienste für die Organisation meiner Arbeitsprozesse geht.

Blieben eigentlich nur noch die zwei Klassiker der ToDo-Applikationen, welche GTD zu integrieren versuchen und die für den Mac, das iPhone und das iPad verfügbar sind: „Things“ und „Omnifocus“.

Beides sind keine billigen Lösungen, beides sind ausgereifte Lösungen, beide Lösungen habe ich ernsthaft in Betracht gezogen. Beide Programme werden in vielen Kritiken gelobt. Außerdem werden beide Programm schon seit einigen Jahren zuverlässig weiterentwickelt, versprechen also, keine Eintagsfliegen zu sein, wie das bei manchen Apps der Fall zu sein scheint, für die Einzelentwickler zuständig sind.

Die Entscheidung für „Things“ oder „Omnifocus“ fällt bei vielen Nutzern eines der Programme (die meisten haben sich bei der Suche eines Programmes wohl beide angeschaut und sich zwischen ihnen entschieden) unterschiedlich aus, aber so, dass sich für mich der Eindruck erhärtete, dass beide Programme praxistauglich sind.

Die für mich wesentlichen Entscheidungsargumente fand ich dann in einem Vergleich beider Programme auf macgadget, der zwar schon ein Jahr alt ist, mir aber auch für die aktuellen Versionen grundsätzlich nach wie vor zutreffend erscheint.

Ich mag Programme, die mir möglichst viele Optionen geben, auch wenn die Einarbeitungszeit dadurch scheinbar länger wird. Aber da ich solche Programme intensiv nutze, schreckt mich das nicht, wenn nur das Grundprinzip einfach ist und sich dann je nach Bedürfnis bzw. Kenntnis der Programmfunktionen erweitern und differenzieren lässt. Bei der intensiven Nutzung eines Programmes, wie es bei einem „Task-Manager“ nahe liegt, bin ich in der Regel nach spätestens zwei Wochen so mit einem Programm vertraut, dass die Arbeitsabläufe fast automatisiert stattfinden, was meiner Vorgabe entspricht, dass solche Programm mir nicht über meine Anwendungsziele hinaus Arbeit machen.

Angesichts der Möglichkeiten, eine größere Organisationstiefe zu bekommen – und meiner spontanen Ideen, wie ich das Programm über die reine Aufgabenverwaltung hinaus z. B. für die Unterrichtsplanung nutzen kann, fiel meine Entscheidung letztlich auf Omnifocus. Das war keine billige Entscheidung, wollte ich das Programm doch auf Mac, iPhone und iPad nutzen, aber bis jetzt eine richtige Entscheidung.

Wie aber nutze ich Omnifocus und worin liegen für mich Vorteile, die ich bei Things nicht meinte finden zu können (was nicht heißt, dass ich da nicht was übersehen haben könnte, weil ich das Programm selbst nicht in der praktischen Anwendung kenne):

– In jeder Ansicht kann ich schnell neue Aufgaben in den Eingangskorb eintragen. (Das kann auch Things)

– Neben Einzelaufgaben kann ich Projekte planen, die ich so einstellen kann, dass entweder die Aufgaben parallel (also in beliebiger Reihenfolge) oder aber so, dass sie sequentiell (der nächste Schritt im Projekt setzt die Erledigung der vorhergehenden voraus) erledigt werden können.

– Die Synchronisation zwischen MacBook, iPhone und iPad funktioniert über WiFi reibungslos.

– Die Datenbank wird automatisch gesichert und ich kann den Sicherungsort festlegen. Und da ich auf Datensicherung großen Wert lege, ist das für mich ein wichtiges Argument.

– Für die Planung von Unterricht finde ich vor allem hilfreich, dass ich Aufgaben nicht nur zusätzlich mit beliebig langen Notizen versehen, sondern auch Dateien anhängen kann. Dabei kann ich entscheiden, ob ich einen Link zur Datei hinzufüge oder die Datei direkt in die Datenbank von Omnifocus einbette.

– und viele weitere Punkte, die hier nicht zu weit führen würden.

Ein Beispiel der praktischen Anwendung – Unterrichtsplanung

Unterricht plane ich am liebsten längerfristig, ohne auf die Anpassung meiner Planungen an den konkreten Unterrichtsverlauf und während einer Unterrichtseinheit erkennbar werdenden Interessen von Lerngruppen oder einzelnen Schülern zu verzichten. Dazu nutze ich unterschiedliche Programme, um z. B. Unterrichtseinheiten zu planen, Arbeitsblätter zu erstellen, Stundenverläufe zu konzipieren etc.

Da ich unterwegs in der Regel das iPad dabei habe und nicht den Laptop, stehe ich vor der Herausforderung, die unterschiedlichen Dokumente zu verwalten. Auf dem Laptop ist das einfach: Nutze entsprechende Dateinamen und Ordnerstrukturen und du hast ganz schnell alle Unterlagen für einen Unterrichtszusammenhang organisiert.

Da das iPad solche Ordnerstrukturen nicht kennt, was Kritiker durchaus bemäkeln, was von mir aber mit dem pragmatischen Auge gesehen wird, stellte sich für mich die Frage, wie ich hier zu Lösungen kommen kann. Und genau an dieser Stelle kommt Omnifocus ins Spiel.

Auf oberster Ebene des Programms Omnifocus habe ich mir einen Ordner für Unterrichtsplanung angelegt. In diesem Ordner findet sich für jede Lerngruppe ein Unterordner in dem sich das „Projekt“ befindet, in dem ich, nach Daten der Unterrichtsstunden sortiert, die Aufgabenliste für die Planung nutze. Der Vorteil dieses Herangehens ist, dass ich nun auch eine Lösung für ein ganz seltsames Phänomen habe: Unterricht wird konzentriert und möglichst am Stück geplant. Dennoch passiert es mir immer wieder, dass plötzlich Ideen für Unterrichtsstunden entstehen, die möglichst sofort, zumindest in Stichworten, festgehalten werden müssen, um nicht vergessen zu werden. Früher waren das handschriftliche oder digitale Notizzettel, an die ich mich aber auch erinnern musste, wenn ich die Idee gebraucht habe.

Heute trage ich eine solche Idee direkt in das jeweilge „Projekt“ ein, in dem ich die Unterrichtsplanung einer Klasse verwalte.

Wenn dann ein Arbeitsblatt entsteht, dass ich für eine Stunde zum Beispiel in zwei Wochen benötige, füge ich das Dokument zu dem entsprechenden Eintrag mit Notizen für die Stunde ein und mache es zum Teil der Omnifocus-Datenbank, sodass es mir auf allen Geräten verfügbar ist, ordne dem Projekt ein Startdatum zu, das in der Regel ein bis zwei Tage vor der konkreten Stunde liegt, sodass es sich an diesem Tag aktiviert und in meiner Liste der Aufgaben auftaucht, sodass ich das von mir erstellte Arbeitsblatt zeitnah, aber eben nicht erst unmittelbar vor der Unterrichtsstunde kopieren kann. Dazu sende ich es dann entweder per E-Mail an meine Dienstadresse, um es vor Ort auszudrucken und mit ihm direkt zum Kopierer zu gehen, oder ich mache mir bereits zu Hause einen Ausdruck und vervielfätige diesen dann vor Ort.

Entlastend ist diese Herangehensweise, weil ich den Aufgabenmanager so verwende, dass ich rechtzeitig auf bereits bestehende Unterrichtsplanungen hingewiesen werde, rechtzeitig an die Erstellung des Arbeitsmaterials gehen kann und somit hektische Situationen vermeide, weil ich zum Beispiel erst am Unterrichtstag selbst Vervielfältigungen anfertige, die dann immer noch von einem defekten Kopierer verhindert werden können oder in einer Situation entstehen, in der die Schlange am Kopierer lang ist, der Unterricht aber in wenigen Minuten beginnt.

Für mich erreiche ich auf dem Weg über die von mir gewählte Aufgabenverwaltung „Omnifocus“ also vor allem, dass ich überflüssige Stress-Situationen reduziere bzw. vermeide, die durch eine wenig organisierte Aufgaben-Bewältigungs-Struktur verursacht werden. Ich bekomme Dinge deutlich entspannter getan (Getting Things Done!), als ich es zum Beispiel im Referendariat erlebte oder in den ersten Monaten auf einer vollen Stelle, die mich zu dem Schluss brachten, dass ich diesen Aufgabenstress reduzieren muss.

Für mich ist es kein Luxus, für diesen Zweck ein professionelles Programm zu nutzen, sondern ein konkreter Beitrag zu einem Thema, mit dem Lehrer immer wieder zu tun haben: Wie reduziere ich professionell den von mir als solchen wahrgenommenen Stress, um mich so meinen Kernaufgaben konzentriert widmen zu können, den Kopf frei zu halten und somit (hoffentlich) auch zu vermeiden, dass Überlastungsgefühle den Spaß an der Arbeit reduzieren, die im schlimmsten Fall bis zu BurnOut-Erscheinungen führen können.

Die Entwicklung angemessen digital unterstützter Arbeitsabläufe (von Routinen, wenn Routinen hilfreich sind, die aber zugleich vor Routinen schützen, die störend werden können – z. B. bei individueller Förderung von Schülern und Schülerinnen), von „digitalen  Workflows“, zu denen die Aufgabenverwaltung für mich gehört, ist für mich bis jetzt eines der effektivsten Mittel, um mit den umfangreichen Anforderungen des Lehrberufes so umgehen zu können, dass ich sie bewältigen kann, ich sie „beherrsche“ und nicht von ihnen „beherrscht“ oder gar „aufgefressen“ werde.

Dieses Ziel unterstützt Omnifocus für mich2 ideal. Das Programm fokusiert meinen Blick auf das, was jetzt getan werden muss oder getan werden kann, nimmt das aus dem Fokus, was jetzt noch nicht dran ist, bringt es aber bei gutem Einpflegen der Einträge rechtzeitig in den Fokus meiner Aufmerksamkeit zurück, ohne dass ich ständig alle anstehenden Aufgaben vor Augen haben muss, was angesichts ihrer Fülle durchaus dazu führen kann, dass man wie gelähmt vor der Fülle der Aufgaben steht und dabei vergisst, wie man einen Berg am besten besteigt, nämlich Schritt für Schritt.

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  1. Ja, ich bin sehr Apple-lastig aufgestellt und stelle deshalb digitale Arbeitsabläufe vor, wie ich sie in dieser Hard- und Software-Umgebung organisiere. Was davon für Nutzer anderer Plattformen (Windows, Linux, Android etc…) hilfreich ist, weiß ich nicht. Aber vielleicht erfahre ich es ja von Lesern und Leserinnen, die zu dieser Frage Anmerkungen als Kommentar hinterlassen. []
  2. andere werden sich eher für Things entscheiden oder merken, dass ein analog geführtes GTD-System ihrem Arbeitsstil eher entspricht oder… []